E-Mail-Benachrichtigungen

E-Mail-Benachrichtigungen können automatisch versendet werden, wenn Rechnungen komplett oder teilweise bezahlt werden, oder als Erinnerung vor oder nach der Fälligkeit einer Rechnung.

Dazu können unter „QR-Rechnung > E-Mail-Vorlagen“ mehrere E-Mail-Vorlagen definiert werden, welche dann unter „QR-Rechnung > Einstellungen > E-Mails“ den entsprechenden Ereignissen zugewiesen werden können.

1. Vorlage(n) erstellen

Unter „QR-Rechnung > E-Mail-Vorlagen“ können E-Mail-Vorlagen erstellt werden. Eine Vorlage kann für mehrere Ereignisse verwendet werden.

Ins Feld „Zusätzliche(r) Empfänger“ können optional mehrere E-Mail-Adressen getrennt durch ein Semikolon (;) eingetragen werden, an welche E-Mails, welche diese Vorlage verwenden, immer versendet werden sollen.

Wenn die Checkbox „WooCommerce-Vorlage verwenden“ aktiviert ist, wird das Layout von WooCommerce-E-Mails verwendet. Der Inhalt des Felds „Überschrift“ wird dann entsprechend im Titelbereich der WooCommerce-E-Mail angezeigt.

Unter „Nachricht“ kann der Inhalt der E-Mail festgelegt werden. Dazu können Tags verwendet werden, um dynamisch Inhalt einzufügen.

2. E-Mail-Ereignisse definieren

Unter „QR-Rechnung > Einstellungen > E-Mails“ können die unter „QR-Rechnung > E-Mail-Vorlagen“ (Schritt 1) definierten Vorlagen ausgewählt und Ereignissen zugewiesen werden.

Es können Benachrichtigungs-E-Mails an Kunden und den Administrator der Website eingerichtet werden. 

E-Mails können versendet werden für jede Zahlung die eingeht, wenn eine Rechnung komplett bezahlt wurde oder als Erinnerungs-E-Mails für bevorstehende oder verstrichene Zahlungsfristen.

Erinnerungs-Emails

Damit Erinnerungs-E-Mails versendet werden, müssen Rechnungen eine Zahlungsfrist besitzen. Diese kann unter „QR-Rechnung > Einstellungen > Zahlungsfrist“ eingestellt werden.

Für jede Erinnerungs-E-Mail kann definiert werden, wann sie relativ zur Zahlungsfrist versendet werden soll (in Anzahl Tagen). Wenn eine positive Zahl in das entsprechende Feld eingetragen wird, wird die E-Mail so viele Tage nach einer verstrichenen Zahlungsfrist versendet. Bei negativen Zahlen wird die E-Mail die eingetragene Anzahl Tage vor einer Zahlungsfrist versendet.

Die zufällig zugewiesene ID kann geändert werden, zu beachten ist jedoch, dass durch eine Änderung bereits versendete E-Mails für diese Vorlage möglicherweise erneut versendet werden. Die bereits gesendeten E-Mails für eine Rechnung können bei der einzelnen Rechnung eingesehen werden (QR-Rechnung > Rechnungen > [Rechnung bearbeiten]).